Un Packing List (lista de embalaje) es un documento clave en la logística y el proceso de envío de productos. Este documento detalla los productos que se han empaquetado para ser enviados a un cliente o destino específico. El Packing List no solo contiene la lista de artículos, sino también información adicional sobre cómo se encuentran organizados, las cantidades de cada producto, y en qué tipo de embalaje se encuentran (cajas, palets, etc.).
Es un complemento fundamental de la factura y facilita tanto el proceso de recepción como de despacho de mercancías, ofreciendo transparencia y trazabilidad a todas las partes involucradas.
¿Qué es un Packing List y para qué sirve?
El Packing List, actúa como una guía de referencia para los empleados que preparan y verifican los pedidos antes de su envío, asegurando que se incluyan todos los productos necesarios. Además, es fundamental para el control de inventarios, ya que permite saber exactamente qué se ha enviado, cuándo y en qué condiciones. Por otro lado, al cliente le permite comprobar fácilmente que ha recibido todos los productos que pidió.
En muchos casos, especialmente en entornos de almacén complejos, los softwares de gestión pueden simplificar y automatizar la creación de Packing List. Plataformas como Sage Mobility Live SGA ofrecen soluciones avanzadas para optimizar este proceso.
Tipos de Packing List
Esta lista de contenido es de vital importancia en la comercialización de los productos. Cualquier problema en los datos, o si se presentan de forma incorrecta, podría alterar la cadena de suministro. Incluso, se podrían generar gastos innecesarios, si se retiene la mercancía en la aduana.
La mayoría de los envíos siguen un modelo muy parecido y no hay grandes variaciones. No obstante, se pueden distinguir principalmente dos tipos, en función de si la mercancía tiene destino nacional o internacional.
Packing list para envíos nacionales:
En el caso de los envíos nacionales, el Packing List proporciona detalles sobre los productos que se envían dentro de un mismo territorio, asegurando la exactitud del contenido del envío. Los tipos más comunes en el ámbito nacional incluyen el Packing List de Envío, que detalla los artículos enviados a un cliente dentro del mismo país; el Packing List Interno, que se utiliza para organizar y preparar el embalaje de los productos; y el Packing List de Recepción, que facilita la verificación de los productos al ser recibidos en el destino.
Packing list para envíos internacionales:
Cuando el envío es de carácter internacional, el Packing List debe incluir información adicional, como el número de serie de cada paquete, lo cual es crucial para garantizar una correcta trazabilidad de las mercancías
Todos los productos que cruzan fronteras deben ser declarados ante las autoridades aduaneras, y el envío debe ir acompañado de una declaración previa que se presentará en la aduana dentro de un plazo determinado. Además de los detalles básicos, los Packing List internacionales incluyen información comercial y aduanera.
El Packing List Comercial incluye precios y condiciones de venta; el Packing List para Aduanas es esencial para el despacho de mercancías en la aduana; y el Packing List de Consolidación agrupa varios pedidos en un solo envío. También existen el Packing List Proforma y el Packing List de Retorno en el contexto de envíos internacionales.
Packing List desde el almacén con PDA
El uso de tecnología avanzada y dispositivos móviles, como las PDA (Dispositivos de Asistencia Personal), ha transformado la forma en que los almacenes gestionan sus operaciones diarias. Tradicionalmente, la creación de Packing Lists implicaba un proceso manual que podría ser propenso a errores y consumir mucho tiempo. Sin embargo, con las soluciones como Mobility Live SGA y Sage 200, este proceso se ha simplificado significativamente, facilitando tanto a los empleados como a las empresas la gestión eficiente de sus operaciones logísticas.
Mobility Live SGA es una herramienta de gestión de almacenes (SGA, Sistema de Gestión de Almacenes) que está diseñada para optimizar los procesos dentro del almacén. Su integración con Sage 200, permite una sincronización perfecta entre los distintos procesos de gestión y control de inventarios, ventas, y logística. Esta integración es clave para generar Packing Lists de manera eficiente desde el almacén y garantiza que todas las acciones se registren correctamente en el sistema.
A continuación, exploramos cómo esta herramienta, especialmente con la integración de dispositivos PDA, facilitan la creación de Packing List en un entorno de almacén.
Creación del Picking
El primer paso en el proceso de creación de un Packing List comienza con la creación de un Picking. Un Picking es una lista de productos que deben ser recogidos del inventario para ser embalados y enviados.
A través de Mobility Live SGA, los empleados del almacén pueden acceder a la información de los pedidos y utilizar sus dispositivos PDA para localizar, seleccionar y recoger los productos necesarios de manera eficiente.
El uso de PDA facilita la navegación dentro del almacén, ya que los dispositivos pueden mostrar a los empleados la ubicación exacta de cada artículo, lo que agiliza el proceso de recogida y reduce los errores. Una vez que todos los productos han sido recogidos, el Picking se considera completo y el siguiente paso es separar los pedidos para su embalaje.
Creación de Packing List
Una vez que se ha completado el Picking, llega el momento de separar los productos para su empaquetado. En este momento, el sistema Mobility Live SGA, integrado con Sage 200, ofrece una funcionalidad avanzada para crear el Packing List de manera automática.
El sistema permite que, durante el proceso de separación, el operador utilice su PDA para registrar y organizar los productos en el embalaje correspondiente, ya sea una caja, un palet o cualquier otro tipo de embalaje necesario. En este punto, el sistema genera un Packing List con toda la información relevante, como el código del embalaje SSCC (Serial Shipping Container Code), utilizado para rastrear contenedores de envío, como cajas o palets, en la cadena de suministro, permitiendo que las empresas gestionen y hagan un seguimiento preciso de sus envíos, mejorando la eficiencia y reduciendo errores durante el transporte y la recepción de mercancías. También permite ver los artículos que contiene y las cantidades.
El gran beneficio de este proceso automatizado es la precisión y rapidez con la que se puede crear un Packing List. Los empleados solo tienen que escanear los productos y el sistema se encarga de generar el listado de embalaje correspondiente, lo que reduce los errores humanos y garantiza que los productos correctos sean empaquetados en el embalaje correcto.
Además, el sistema permite realizar un seguimiento en tiempo real de los pedidos y embalajes, proporcionando visibilidad total sobre el estado de cada envío. Esto facilita tanto la gestión interna del almacén como la atención al cliente, ya que se puede conocer el estado exacto de cada pedido en cualquier momento.
Integración con Sage 200
Una vez que el Packing List ha sido creado en el almacén, el sistema Mobility Live SGA sincroniza automáticamente la información con Sage 200, lo que permite que el Packing List se registre correctamente en el sistema de gestión empresarial.
Sage 200 es una herramienta integral que ofrece una visión completa de todos los procesos empresariales, desde la producción hasta la contabilidad. En este caso, la integración con el SGA asegura que todos los movimientos de inventario, los productos empaquetados y los pedidos enviados estén correctamente reflejados en el sistema, lo que permite realizar un seguimiento detallado de cada pedido.
Con esta integración, los gestores de la empresa pueden acceder a los Packing List desde Sage 200 y verificar la información de los pedidos, incluyendo los productos específicos que se han embalado, las cantidades, y el estado del envío. Esto facilita la toma de decisiones informadas y permite una mayor eficiencia en la gestión de inventarios y la planificación de envíos.
Ventajas de Utilizar un Packing List con Mobility Live SGA y Sage 200
El uso de Mobility Live SGA y Sage 200 para crear Packing List desde el almacén ofrece varias ventajas:
- Reducción de errores: La automatización del proceso de creación del Packing List reduce significativamente los errores humanos, y pérdidas durante el envío y la recogida al proporcionar documentación precisa y completa del contenido de su envío. Contribuye a operaciones más eficientes y estables al aumentar la transparencia y el control sobre todo logística de procesos.
- Mayor eficiencia: La integración de tecnología y dispositivos PDA acelera todo el proceso de preparación y embalaje de pedidos, lo que mejora la eficiencia en el almacén y reduce el tiempo de procesamiento de los pedidos, facilita la gestión del inventario tanto para los transportistas como para los destinatarios, y esto le permite realizar un seguimiento preciso del inventario y ayuda a identificar discrepancias entre los artículos entregados y recibidos.
- Visibilidad en tiempo real: Tanto el personal del almacén como los gestores de la empresa tienen acceso en tiempo real a los datos de los Packing List, lo que facilita el seguimiento de los pedidos y la gestión de inventarios, estando informados eficientemente de los productos dentro del almacén y preparar adecuadamente los envíos sin demoras.
- Optimización de la logística: La posibilidad de crear y gestionar Packing List directamente desde el almacén, con integración a Sage 200, optimiza toda la cadena logística, desde la recepción de los productos hasta su envío final. Proporciona una lista detallada de los productos incluidos en el envío, facilitando su identificación y verificación por parte de remitentes y destinatarios. Esto es particularmente importante en entornos logísticos donde es vital manejar grandes volúmenes de mercancías y garantizar la precisión de la entrega.
En resumen, crear un Packing List es una parte esencial del proceso de logística, y con herramientas como Mobility Live SGA y Sage 200, este proceso se ha simplificado y optimizado significativamente. La integración de estas soluciones permite a las empresas gestionar sus pedidos y embalajes de manera eficiente, reduciendo los errores y mejorando la visibilidad y el control de los envíos.
Utilizando dispositivos PDA en el almacén, el proceso de crear y gestionar un Packing List se convierte en una tarea sencilla, rápida y precisa.
