La gestión de almacenes en la cadena de suministro es una pieza clave para garantizar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
En un mundo cada vez más competitivo, la capacidad de supervisar y optimizar estas operaciones en tiempo real se ha convertido en un factor crítico.
En este artículo, exploraremos cómo los KPIs (Key Performance Indicator) y los paneles de control pueden desempeñar un papel fundamental en la gestión de almacenes de manera más humana y centrada en el cliente.
Los KPIs nos permiten seguir del progreso de las operaciones logísticas, aumentar la productividad y mejorar de forma continua la calidad de servicio.
Siempre se han utilizado indicadores cuantitativos e históricos, pero cada vez es más importante contar también con paneles de control personalizados y compartidos, que permitan desencadenar acciones correctivas a tiempo real y, de este modo, cumplir la promesa al cliente.
Los KPIs como Herramientas Estratégicas
Los KPIs son datos y métricas de rendimiento que nos ayudan a cuantificar la eficacia de las operaciones de almacén. Tradicionalmente, se han utilizado indicadores cuantitativos e históricos para evaluar el desempeño pasado, como el tiempo de entrega promedio, la tasa de rotación de inventario, o el costo de almacenamiento.
Si bien estos indicadores son importantes, la verdadera revolución en la gestión de almacenes viene con la capacidad de supervisar y actuar en tiempo real.
El Control en Tiempo Real: Adaptándose al Presente
Uno de los cambios más significativos en la gestión de almacenes es la transición de los indicadores históricos que nos aportan una visión cuantitativa (número de líneas procesadas, pesos y volúmenes tratados, etc.) de la actividad diaria, a los indicadores en tiempo real.
Solo monitorizando el progreso de las operaciones logísticas (recepciones, preparaciones, expediciones) podemos conocer los posibles adelantos o retrasos de los equipos de almacén. Esta información es la que nos permite planificar, ajustar prioridades, reasignar los recursos de manera dinámica y, en definitiva, mejorar la eficacia global del almacén gracias a una optimización rigurosa de las tareas asignadas.
Además, el seguimiento en tiempo real nos permite identificar posibles anomalías operativas como errores de almacenamiento, saturación de los huecos de picking, etc. y corregirlas en el preciso momento.
Por otro lado, los indicadores de productividad, constituyen elementos esenciales para evaluar los niveles de contratación adecuados (operadores logísticos) o incluso identificar los procesos (recepción, preparación, expedición) en los que la productividad esté por debajo o por encima de lo esperado.
Esta perspectiva es esencial para detectar discrepancias en relación con la productividad estándar en cada flujo logístico y para facilitar la aplicación de medidas correctivas. Además, al comprender nuestros puntos de vulnerabilidad, podemos evaluar si es necesario llevar a cabo operaciones para fortalecer las habilidades de los operadores o si es pertinente revisar algún proceso específico.
Esto significa que los gerentes y técnicos pueden tomar decisiones informadas de manera inmediata y responder a desafíos en tiempo real, como reasignar recursos o ajustar rutas de transporte.
Ratios de Control y KPIs Relevantes
Los KPIs en tiempo real proporcionan una instantánea completa de la actividad en un almacén, ya que proporcionan información clave para tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia operativa. Algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) más útiles incluyen:
Eficiencia de recepción
Mide qué tan rápido se procesan y se registran los productos al llegar al almacén, evaluando la velocidad y la precisión de este proceso.
- Mide cuánto tiempo lleva procesar un pedido desde que se recibe hasta que se envía.
- Permite identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia operativa.
Precisión de la recolección de pedidos
Indica cuántos pedidos se recogen sin errores en comparación con el total de pedidos, destacando la precisión en la preparación de los envíos.
- Porcentaje de pedidos sin errores de selección.
- Número de errores por cada 100 pedidos preparados.
Costos de transporte
Rastrea los gastos asociados al movimiento de productos dentro y fuera del almacén, lo que ayuda a controlar los costos operativos.
- Costo promedio por envío.
- Gastos de transporte por categoría de producto.
Rotación de inventario
Muestra la rapidez con la que los productos se venden o se utilizan, lo que influye en la gestión del inventario y la planificación de reabastecimiento.
- Días de inventario en almacén.
- Rotación de productos de alta demanda frente a productos de baja demanda
Tasa de retorno
Evalúa la cantidad de productos devueltos en relación con las ventas totales, lo que puede indicar problemas de calidad o necesidades de ajuste en la cadena de suministro.
- Porcentaje de devoluciones por razones de calidad.
- Devoluciones relacionadas con problemas de envío en comparación con devoluciones voluntarias.
Tasa de pedidos atrasados
Cuantifica el porcentaje de pedidos que no se entregan a tiempo, lo que ayuda a identificar cuellos de botella en la operación.
- Porcentaje de pedidos entregados fuera del plazo acordado.
- Análisis de razones detrás de los pedidos atrasados (problemas de inventario, logística, etc.).
Tiempo de espera de la orden
Mide cuánto tiempo los pedidos pasan en espera antes de ser procesados, lo que afecta la eficiencia y la satisfacción del cliente.
- Tiempo promedio que un pedido pasa en espera antes de procesarse.
- Identificación de cuellos de botella en el flujo de trabajo del almacén.
Tiempo de Procesamiento de Pedidos (Order Processing Time)
Indica el tiempo total que lleva desde que se recibe un pedido hasta que se envía, incluyendo todos los procesos involucrados en el cumplimiento.
- Tiempo promedio desde la recepción del pedido hasta su envío.
- Desglose de los tiempos dedicados a cada etapa del proceso de pedido.
Exactitud en el Picking (Picking Accuracy)
Evalúa qué tan precisamente se seleccionan los productos para cada pedido, reduciendo errores y costos asociados a devoluciones.
- Evalúa la precisión en la selección de productos.
- Ayuda a reducir errores de envío y mejorar la satisfacción del cliente
Utilización de Espacio (Space Utilization)
Mide cómo se utiliza el espacio en el almacén, ayudando a optimizar la disposición de productos para maximizar la eficiencia.
- Determina cómo se utiliza el espacio en el almacén.
- Optimiza la disposición de productos para ahorrar espacio y costos.
Disponibilidad de Inventario (Inventory Availability)
Informa sobre la disponibilidad de productos en stock en tiempo real, garantizando que los pedidos se puedan cumplir de manera oportuna.
- Controla la disponibilidad de productos en el almacén.
- Evita problemas de stock agotado y garantiza entregas oportunas.
Personalización y Compartición de KPIs
No todos los KPIs son iguales, y la personalización es esencial para adaptarlos a las necesidades específicas de su almacén y tu cliente, los responsables de los equipos, plataformas y centros logísticos son los que mejor conocen sus procesos y, por lo tanto, los que mejor pueden determinar los indicadores clave útiles para controlar las operaciones logísticas.
Los paneles de control personalizados permiten a los gerentes y técnicos visualizar de manera clara los indicadores que son más relevantes para su operación. Esto facilita la toma de decisiones basada en datos y la identificación de áreas de mejora.
Compartir los indicadores y paneles de control con todo el equipo es fundamental para una gestión colaborativa y eficiente, además deberán ser accesibles desde diferentes dispositivos, que pueden ser ordenadores o teléfonos móviles personales, pero también soportes compartidos como grandes pantallas en los muebles de carga, entre otros. La colaboración entre los departamentos de ventas, logística y almacén puede llevar a una mejor planificación de la demanda y una mayor satisfacción del cliente.
Los KPIs de gestión de almacenes en tiempo real son una herramienta esencial para garantizar un control efectivo y la fidelización del cliente. La capacidad de supervisar y ajustar las operaciones en tiempo real permite una respuesta rápida a los desafíos y una mejora continua del servicio.
Para tener el control de almacén necesitamos información, pero la información en bruto y sin control no nos sirve de nada, necesitamos procesarla para realizar una gestión del almacén de forma eficaz y rentable, con la tecnología adecuada y un enfoque estratégico, los almacenes pueden convertirse en un motor de satisfacción del cliente y éxito empresarial. Por eso Sage Mobility Live SGA es una software para la gestión del almacén a tiempo real, que te ayudará a simplificar y optimizar todos los procesos logísticos de la empresa.
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