Uno de los cambios legislativos a nivel nacional fue la “Ley Crea y Crece” para impulsar la adopción de la factura electrónica.
La nueva obligación de facturar de forma electrónica para todas las empresas y autónomos viene acompañada de un programa de ayudas e incentivos para la transformación digital en las empresas, dotado con 3.000 millones de euros en subvenciones e integrado en la Agenda Digital 2025 y en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil que refleja la información de una compraventa. Empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y a conservar una copia de ellas.
Es el documento mediante el cual se acreditan estas operaciones, y tiene una enorme trascendencia tributaria, ya que sirve para justificar gastos o deducciones, así como para respaldar los ingresos que declaramos.
¿Qué datos debe tener una factura?
Toda factura y sus copias deberán contener, por lo menos, los datos o requisitos que se citan a continuación:
- Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
- La fecha de su expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Descripción o concepto de las operaciones. Una incorrecta o poco concreta descripción del concepto podría hacer que la factura no fuera válida a efectos fiscales. Esto supondrá que no se pueda deducir el IVA o el gasto en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF en el caso de los autónomos.
- El tipo impositivo o, tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
- En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
Aprende a facturar con la Ley Crea y Crece
La Agencia Tributaria ha decidido retrasar, hasta el 1 de julio de 2024, la entrada en vigor del reglamento que obligará a todas las empresas y profesionales de disponer de herramientas de facturación y remisión de registros conectadas de manera continuada con la Agencia Tributaria.
El reglamento está siendo modificado a la vista de las observaciones aportadas en la fase de información pública. Así, se exigirá que todas las facturas (completas y simplificadas) expedidas por los sistemas y programas informáticos o electrónicos (SIF) deberán incorporar un código QR que contenga algunos datos de la factura, de acuerdo la correspondiente Orden Ministerial.
Beneficios de la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica ofrece un amplio número de beneficios para las empresas. Algunos de los más significativos son:
- Ayudar a la digitalización de las empresas y clientes con la Administración.
- Mejorar la transparencia en todas las transacciones.
- Reducir los niveles de fraude luchando contra la morosidad en las operaciones comerciales.
- Disminución de los costes por transacción.
- Automatizar y agilizar los cobros y pagos para llevar un control más preciso
- Incrementar la productividad de los departamentos de Administración de las empresas.
- Mejorar en el nivel de satisfacción del cliente al acelerar su envío y optimizar la trazabilidad.
- Posibilidad de generar y archivar impuestos.
Cómo emitir una factura electrónica obligatoria
Para emitir una factura electrónica es necesario contar con un programa de generación de facturas electrónicas que las elabore de forma automática en función de los parámetros que hayamos establecido.
Debes buscar proveedores con programas de software que estén certificados y que cumplan con las exigencias de la normativa antifraude y de factura electrónica. En este sentido, proveedores como Sage son el compañero de viaje ideal
Los pasos a seguir para emitir una factura electrónica son los siguientes:
- Preparación. En el encabezamiento debe figurar la palabra factura, la fecha y el número y la identificación del emisor y del receptor de la factura (nombre, domicilio y NIF). En el cuerpo deberán incluirse el concepto, el importe a pagar, los impuestos aplicables y el total.
- Creación. Gracias a un programa de facturación electrónica podremos emitir la factura electrónica con todos los datos exigidos por la ley y guardar el documento. Es aconsejable incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad.
- Envío. Se puede enviar la factura electrónica mediante el correo electrónico o subiéndola a una web en la que cada cliente pueda descargársela accediendo con unas claves personales.
- Conservación. Las copias de las facturas emitidas mediante un programa de facturación electrónica deben siempre guardarse por si la Agencia Tributaria realiza una inspección en cualquier momento.
La factura electrónica siempre debe ser expedida en el momento en que se realiza la operación, aunque puede darse el caso de que se realicen trabajos periódicos y se incluyan en una misma factura diversas operaciones realizadas en un plazo de tiempo determinado para un mismo cliente, denominándose estas facturas recapitulativas.
De cada factura solo puede existir un original, por lo que si, por ejemplo, se pierde una factura que haya sido enviada, se le puede volver a remitir al destinatario, pero deberá constar en la factura la palabra duplicado.
Facturas verificables: Así deberán ser los nuevos sistemas de emisión de facturas
¿Sabes cómo saber si una factura es original? Si como empresa, dispones de un software que:
- Cumple con los requisitos marcados por la Ley Antifraude.
- Te permite la comunicación automática, directa e instantánea de las facturas realizadas con la administración tributaria.
- Accedes a su envío de manera continuada, consecutiva y correcta.
Estás facturando con uno de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu. Y así constará en tus facturas.
Llevado a la práctica, si facturas y envías tus facturas a la administración, cualquier destinatario podrá comprobar la existencia real de esa factura consultando el QR que esta contenga. Pudiendo incluso descargar la información en su propio sistema.
Los softwares de facturación, como los de Sage, que ya estaban diseñados para garantizar la integridad y trazabilidad de la información, por diseño, están más preparados para cumplir los requisitos que se establecen. Si no cumplen ya, de facto, la mayoría de ellos.
